Grundbegriffe und Regeln der Buchführung

Themenübersicht:

- Aufgaben der Buchführung
- Geschäftsvorfälle und Belege
- Gesetzliche Grundlagen der Buchführung
- Grundsätze ordnungsgem. Buchführung (GoB)
- Ordn. Aufbewahrung Buchführungsunterlagen
- Die Inventur
- Arten der Inventur
- Verfahren der Inventur
- Das Inventar
- Erfolgsermittlung durch Kapitalvergleich
- Gliederung von Vermögen und Kapital
- Die Bilanz
- Die Konten allgemein
- Die Bestandskonten
- Die Erfolgskonten
- Der Buchungssatz

Aufgaben der Buchführung

- Stellt den Stand des Vermögens und der Schulden fest
- Festhaltung aller Vermögens- und Kapitalveränderungen
- Liefert Informationen über Erfolg des Unternehmens > G+V
- Liefert Zahlen für die Kalkulation der Produkte
- Innerbetriebliche Kontrollen, die der Steigerung der Wirtschaftlichkeit dienen
- Grundlage zur Berechnung von Steuern
- zum Schutz für Eigen- und Fremdkapitalgeber
- Beweismittel gegenüber Behörden und bei Rechtsstreitigkeiten
  

Geschäftsvorfälle und Belege

Gesetzliche Grundlagen der Buchführungspflicht

- Nach Handelsrecht ist jeder Vollkaufmann zur Buchführung verpflichtet.
- Nach Steuerrecht ist auch der Unternehmer zur Buchführung verpflichtet,
.der nach Handelsrecht gemäß §238 HGB buchführungspflichtig ist.
- Darüber hinaus ist nach Steuerrecht jeder andere Unternehmer, also
  auch Minderkaufleute, Handwerker u.a., zur  Buchführung verpflichtet,
  der gemäß §141 AO eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt:
  a) Umsätze von mehr als 500.000 € im Kalenderjahr oder
..b) Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 € im
       Wirtschaftsjahr oder.wenn sich eine Buchführungspflicht
       nicht aus anderen Gesetzen ergibt.

Grundsätze ordnungsge mäßer Buchführung (GOB)

- Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein
- Sachgerechte und überschaubare Organisation
- Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses
- Keine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden sowie
   zwischen Aufwendungen und Erträgen
- Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden.
- Ordnungsmäßige Erfassung aller Geschäftsfälle.
- Die Geschäftsfälle sind fortlaufend und vollständig, richtig undzeitgerecht,
  sowie sachlich geordnet zu buchen, damit sie leicht überprüfbar sind.
- Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen.

"Keine Buchung ohne Beleg!"
Sämtliche Buchungen müssen anhand der Belege jederzeit nachprüfbar sein.
Die Belege müssen durchlaufend nummeriert und geordnet aufbewahrt werden.

Ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen

Alle Buchungsbelege, Buchführungsprogramme, Konten, Bücher, Inventare,
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse einschließlich Anhang und Lagebericht
sind 10 Jahre geordnet aufzubewahren. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz
und des Jahresabschlusses können alle Buchführungsunterlagen auf einem
Bildträger (Mikro film) oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden.
Grundsatz ordnungsmäßiger DV-basierender Buchführungssysteme:
Die gespeicherten Daten müssen jederzeit durch Bildschirm oder Ausdruck
lesbar gemacht werden können. (Auf Hard und Software achten).

Die Inventur

Die Inventur ist:

Die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile
und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt:

Arten der Inventur

Körperliche Inventur:

Die körperliche Inventur ist mengenmäßige Aufnahme
aller körperlichen Vermögensgegenstände z. B.:
- Technische Anlagen und Maschinen
- Fahrzeuge
- Betriebs- und Geschäftsausstattung
- Bestände an Material und Erzeugnissen
- Barmittel
durch: Zählen, Messen, Wiegen und (notfalls) Schätzen.

Buchinventur:

Die Buchinventur erstreckt sich auf alle nicht körperlichen Gegenstände z.B:.
- Forderungen
- Bankguthaben
- alle Arten von Schulden sind wertmäßig festzustellen und nachzuweisen.

Anlagenkartei:
Die jährliche körperliche Bestandsaufnahme des beweglichen Anlagevermögens
(Maschinen, Fahrzeuge u.a.) entfällt, wenn für jeden Anlagengegenstand eine
gesonderte Anlagenkarte geführt wird, die folgende Angaben buchmäßig ausweist:
- Bezeichnung
- Tag der Anschaffung
- Anschaffungswert
- Nutzungsdauer
- jährliche Abschreibung
- Tag des Abgangs u.a.

Verfahren der Inventur

Folgende Inventurverfahren/-Methoden sind nach § 241 HGB
zur Vereinfachung erlaubt:

Die Inventurverfahren:

1. Stichtagsinventur = zeitnahe körperliche Bestandsaufnahme:

Mengenmäßige Bestandsaufnahme muss nicht am Abschlussstichtag (31. 12.)
erfolgen, sondern zeitnah innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach
dem Abschlussstichtag.
Zu- und Abgänge zwischen dem Aufnahmetag und dem Abschlussstichtag
werden  anhand von Belegen mengen und wertmäßig auf den Abschluss-
stichtag (31.12.)  fortgeschrieben  bzw. zurückgerechnet.
Nachteil: Führt zu einem großen Arbeitsanfall innerhalb weniger Tage
=> Betriebsunterbrechung

2. Verlegte Inventur = vor- bzw. nachverlegt körperliche
    Bestandsaufnahme:

Erfolgt an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten 3 Monate vor oder der
ersten 2 Monate nach dem Abschlussstichtag. Die einzelnen Artikel dürfen zu
unterschiedlichen Zeitpunkten auf genommen werden.
Der am Tag der Inventur ermittelte Bestand wird nur wertmäßig auf den
Abschlussstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.

3. Permanente Inventur = laufende Inventur anhand der Lagerkartei:

Ermöglicht es, den am Abschlussstichtag vorhandenen Bestand des Vorrats-
vermögens nach Art, Menge und Wert ohne gleichzeitige körperliche Bestands-
aufnahme  festzustellen. Der Bestand kann nach Art und Menge der Lagerkartei
entnommen werden.
Für jeden einzelnen Artikel werden alle Mengenbewegungen (Zu - und Abgänge)
laufend buchmäßig erfasst. In jedem Geschäftsjahr muss mindestens einmal
durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft werden, ob der in der Lagerkartei
ausgewiesene Buch- bzw. Sollbestand des  Vorratsvermögens mit dem
tatsächlichen vorhandenen Bestand (Istbestand) über einstimmt.
Tag und Ergebnis sind auf der entsprechenden Lagerkarteikarte zu vermerken
und zu unterschreiben.

Vorteil:
Die permanente Inventur ist ein rationelles und aussagefähiges Inventur-
verfahren,  das der Unternehmensleitung täglich, vor allem beim Einsatz von
Datenverarbeitungsanlagen, wichtige Daten über die Bestandsbewegungen
liefert. Ihr besonderer Vorzug liegt darin, dass die körperliche Bestandsauf-
nahme der einzelnen Gruppen des Vorratsvermögens zu beliebigen Zeit-
punkten durchgeführt werden kann.

Inventurmethode:

Stichprobeninventur mit Hilfe mathematisch-statistischer Methoden:
Lagerbestand nach Art, Menge und Wert kann mit Hilfe aner kannter mathe.
matisch, statistischer Verfahren (z.B. Mittelwert schätzung) aufgrund von
Stichproben ermittelt werden. Dabei werden die als Stichproben ausgewählten
Lagerpositionen zunächst körperlich aufgenommen und bewertet.
Das Stichprobenergebnis wird auf den Gesamtinventurwert der Lagervorräte
hochgerechnet. Die Stichprobeninventur gilt als zuverlässiges, zeit- und
kostensparendes Hilfsverfahren der Inventur.

Das Inventar ist:

Das ausführliche Bestandsverzeichnis aller Vermögensteile und Schulden
eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag nach deren Art, Menge
und Wert.

Inventar ist das Bestandsverzeichnis.
.
Das Inventar besteht aus 3 Teilen:

 Summe des Vermögens
-Summe der Schulden (FK)
= E i g e n k a p i t a l (EK)

Das Eigenkapital (EK) resultiert aus der Differenz
zwischen Vermögen und Schulden (=FK).

Erfolgsermittlung durch Eigenkapitalvergleich

Auf der Grundlage des Inventars lässt sich auf einfache Weise der Erfolg
des Unternehmens für ein Geschäftsjahr ermitteln. Dies geschieht durch
Eigenkapitalvergleich:
Man vergleicht die Höhe des Eigenkapital am Ende des Geschäftsjahres mit
dem vom Anfang. Der Vergleich ergibt entweder eine Mehrung oder eine
Minderung des Eigenkapitals.

Eigenkapitalmehrung = Gewinn
Eigenkapitalminderung = Verlust

Privatentnahmen und Privateinlagen dürfen jedoch bei der Erfolgsermittlung
durch Kapitalvergleich laut Gesetz nicht zu Gewinn oder Verlust führen.
Privatentnahmen sind deshalb zur Kapitaldifferenz wieder hinzuzurechnen
und Privateinlagen sind von der Kapitaldifferenz wieder abzuziehen. Der
Unternehmenserfolg aufgrund von Eigenkapitalvergleich errechnet sich somit:

Schema Erfolgsermittlung:

  Eigenkapital am Ende des Jahres
- Eigenkapital am Anfang es Jahres
+ P r i v a t e n t n a h m e n
- P r i v a t e i n l a g e n                      
= Gewinn (+)  o d e r  Verlust (-)       

Gliederung von Vermögen und Kapital

Das Vermögen

Die Vermögensgegenstände werden nach der Liquidität geordnet, also nach
dem Grad, wie schnell sie in Geld umgesetzt werden können. Das Vermögen
wird in zwei Gruppen gegliedert:
.
Anlagevermögen:
Anlagevermögen sind Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen dauerhaft
dienen und nicht zur Veräußerung bestimmt sind. Sie werden durch die Struktur
des Produktions- und Leistungsprozesses eines Unternehmen bestimmt.
Zum Anlagevermögen gehören z.B.:
- Grundstücke und Gebäude
- Technische Anlagen und Maschinen
- Fuhrpark (Fahrzeuge)
- Werkzeuge
- Betriebs- und Geschäftsausstattung
..
Umlaufvermögen:
Das Umlaufvermögen sind Vermögensgegenstände, die nur eine relativ kurze
Bindungsdauer im Unternehmen aufweisen und für den Umsatzprozess
bestimmt sind.
Zum Umlaufvermögen gehören z.B.:
- Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
- Unfertige Erzeugnisse
- Fertige Erzeugnisse
- Forderungen
- Geldmittel (Bank, Kasse)

Das Kapital
Wird nach der Fristigkeit bzw. Fälligkeit gegliedert:

Eigenkapital (=Reinvermögen)
Es ist am längsten -solange das Unternehmen existiert- vorhanden.
..
Fremdkapital (=Schulden):
- Langfristige Schulden (Hypotheken, Darlehen)
- Kurzfristige Schulden (Liefererschulden)

Die Bilanz

Die Bilanz ist: Eine kurzgefasste Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital.

 Gegenüberstellung von:
- Vermögensformen(=Aktiva) und Vermögensquellen(=Passiva)
- Mittelverwendung(=Aktiva) und Mittelherkunft(=Passiva)
- Investierung(=Aktiva) und Finanzierung(=Passiva)

Grundlage der Bilanz ist das Inventar.
Die Bilanz muss klar und übersichtlich gegliedert sein.
Anlage und Umlaufvermögen, Eigenkapital und Schulden (Fremdkapital)
sind gesondert auszuweisen.
Aktiva > Ordnung nach der Flüssigkeit
Passiva > Ordnung nach der Fälligkeit
Jahresabschlussbilanz ist vom Unternehmer unter Angabe des Datums
persönlich zu unterzeichnen (§245 HGB)

Inhalt der Bilanz:
Aktivseite bzw. Aktiva (=linke Seite):
Vermögensformen - Vermögensquellen
Aktivseite zeigt die Formen des Vermögens.
Wo ist das Kapital angelegt? Kapitalverwendung!
.
Passivseite bzw. Passiva (=rechte Seite):
Woher stammt das Kapital?
Passivseite zeigt die Herkunft des Vermögens.
.
Bilanzgleichungen:
Vermögen = Anlagevermögen + Umlaufvermögen
Vermögen = Kapital
Vermögen = Eigenkapital + Fremdkapital
Kapital = Eigenkapital + Fremdkapital
Eigenkapital = Vermögen - Fremdkapital
Fremdkapital = Vermögen - Eigenkapital
.
Bilanz werden aufgestellt:
- bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens
- regelmäßig zum Schluss des Geschäftsjahres
- bei Veräußerung oder Auflösung des Unternehmens

Die Konten (allgemein)

Konten sind:
2-seitig geführte Rechnungen, um Werte oder Wertveränderungen von Bilanz-
und Erfolgsposten aufgrund von Geschäftsfällen in einer Firma zu erfassen. Die
grafische Form eines Kontos ist wie ein "T". Deshalb nennt man es auch T-Konto.
Die linke Seite des Kontos heißt "Soll" und die rechte "Haben". Dazwischen steht
in der Mitte die Kontonummer und die Kontobezeichnung.
 

Bestandskonten

Bestandskonten haben einen Anfangsbestand, der aus der Eröffnungbilanz
kommt und einen Schlussbestand mit dem sie in die Schlussbilanz abschließen.
Man unterscheidet bei Bestandskonten unter aktive und passive Bestandskonten
(=Aktiv- und Passivkonten).

Die Aktivkonten:
Aktivkonten kommen von der Aktivseite der Eröffnungsbilanz und haben den
Anfangsbestand(AB) im "Soll" und schließen mit ihrem Schlussbestand (SB)
im "Haben" wieder auf die Aktivseite der Schlussbilanz ab. Aktivkonten nehmen
beim Buchen im "Soll" zu und im "Haben" ab.

Die Passivkonten:
Passivkonten kommen von der Passivseite der Eröffnungsbilanz und haben
den Anfangsbestand(AB) im "Haben" und schließen mit ihrem Schlussbestand
(SB) im "Soll" wieder auf die Passiv seite der Schlussbilanz ab. Passivkonten
nehmen beim Buchen im "Haben" zu und im "Soll" ab.
 

Erfolgskonten

Erfolgskonten werden für die Buchungen von Aufendungen und Erträgen
benötigt. Sie haben keinen Anfangsbestand (und werden bei Bedarf angelegt).
Aufwendungen werden im "Soll" gebucht. Erträge im werden im "Haben"
gebucht.
Sie schließen mit ihren Salden auf das Gewinn- und Verlustkonto (G+V) ab.
Das Konto G+V schließt dann in das Passivkonto Eigenkapital ab.
 

Der Buchungssatz

Der Buchungssatz: Formulierung mit mindestens 2 Konten (=Doppelte
Buchführung). Dazwischen steht das Wort "an".

Der einfache Buchungssatz:
Er besteht aus nur 2 Konten. Das Konto vor dem Wort "an" werden im
"Soll" und das Konto nach dem Wort "an" im "Haben" bebucht. Dazwischen
steht das Wort "an".
Mehrer Konten im Soll bzw. im Haben werden mit dem Wort "und" verbunden.

Allgemein gilt: 
"Sollkonto an Habenkonto"

Beispiel:
Geschäftsfall: Wir zahlen 500,00 € bei der Bank
von unserer Geschäftskasse ein.
1. Frage: Welche Konten werden benötigt?
    Antwort: Bank und Kasse!
2. Um was für Konten handelt es sich dabei?
    Antwort: Um zwei Aktive Bestandskonten!
3. Wo nehmen die Konten zu bzw. ab?
    Antwort: Bank nimmt im Soll zu und Kasse im Haben ab
=> Buchungssatz:   Bank 500,00 €   an   Kasse 500,00 €
.

Der zusammengesetzte Buchungssatz:

Er besteht aus mindestens 3 und eventuell mehr Konten.
Hierbei sind auf einer oder auf beiden Buchungsseiten (Soll/ Haben)
mehr als  nur ein Konto zu bebuchen.
Beim zusammengesetzten Buchungssatz werden mehrere Konten
auf der selben Buchungsseite mit dem Wort "und" verbunden.
.
Allgemein gilt:

1.Sollkonto "und" 2.Sollkonto ...
                                                  "an"
                                                        1.Habenkonto "und" 2.Habenkonto ...

(z.B.:  Rohstoffe und Vorsteuer  an  Verbindlichkeiten)

Buchungsauswirkungen auf die Bilanz:
Jeder Geschäftsfall (Buchungssatz) verändert mindestens zwei Posten der Bilanz.
Man unterscheidet:
Aktivtausch = Wertveränderungen nur von Posten der Aktivseite
(z.B.: Bank  an  Kasse).
Passivtausch = Wertveränderungen nur von Posten der Passivseite
(z.B.: langfristige Bankschulden an kurzfristige Bankschulden).
    
Aktiv-/Passivmehrung = Wertzunahme von Posten auf beiden
Bilanzseiten (z.B.: Rohstoffe und Vorsteuer an Verbindlichkeiten)
Aktiv-/Passivminderung = Wertabnahme von Posten auf beiden
Bilanzseiten (z.B.: Verbindlichkeiten an Bank)